1. BusinessStart a BusinessCondiciones básicas de contabilidad para propietarios de pequeñas empresas

Por Eric Tyson, Bob Nelson

¿Estás buscando comenzar tu propia pequeña empresa? Antes de que pueda asumir la contabilidad y comenzar a mantener los libros para su pequeña empresa, lo primero que debe manejar son los términos contables clave. La siguiente es una lista de términos contables que todos los contadores usan diariamente.

Contabilidad de pequeñas empresas

Cuentas para el balance

Aquí hay algunos términos contables básicos que querrá saber:

  • Balance general: el estado financiero que presenta una instantánea de la posición financiera de la empresa (activos, pasivos y patrimonio) a partir de una fecha particular en el tiempo. Se llama balance porque las cosas que son propiedad de la compañía (activos) deben ser iguales a las reclamaciones contra esos activos (pasivos y patrimonio). En un balance ideal, los activos totales deben ser iguales a los pasivos totales más el patrimonio total. Si sus números se ajustan a esta fórmula, los libros de la compañía están en equilibrio. (Pase al Capítulo 3 del Libro 3 para obtener más información sobre el balance general). Activos: todas las cosas que posee una empresa para administrar con éxito su negocio, como efectivo, edificios, terrenos, herramientas, equipos, vehículos y muebles. Pasivos: todas las deudas que la empresa debe, como bonos, préstamos y facturas impagas. Capital: Todo el dinero invertido en la empresa por sus propietarios. En una pequeña empresa propiedad de una persona o un grupo de personas, el patrimonio del propietario se muestra en una cuenta de Capital. En una empresa más grande que se incorpora, el patrimonio del propietario se muestra en acciones. Otra cuenta clave de Equity es Retained Earnings, que rastrea todas las ganancias de la compañía que se han reinvertido en la compañía en lugar de pagarse a los propietarios de la compañía. Las pequeñas empresas no incorporadas realizan un seguimiento del dinero pagado a los propietarios en una cuenta de giro, mientras que las empresas incorporadas distribuyen dinero a los propietarios mediante el pago de dividendos (una parte de las ganancias de la compañía pagadas por acciones ordinarias para el trimestre o año).

Cuentas del estado de resultados

Aquí hay algunos términos contables relacionados con el estado de resultados que querrá saber:

  • Estado de resultados: el estado financiero que presenta un resumen de la actividad financiera de la empresa durante un cierto período de tiempo, como un mes, trimestre o año. La declaración comienza con los ingresos ganados, resta los costos de los bienes vendidos y los gastos, y termina con el resultado final: ganancias o pérdidas netas. (Consulte el Capítulo 2 en el Libro 3 para obtener más información sobre el estado de resultados). Ingresos: todo el dinero recaudado en el proceso de venta de bienes y servicios de la empresa. Algunas compañías también recaudan ingresos a través de otros medios, como la venta de activos que la empresa ya no necesita o ganar intereses al ofrecer préstamos a corto plazo a los empleados u otras empresas. Costos de los bienes vendidos: todo el dinero gastado para comprar o fabricar los productos o servicios que una empresa planea vender a sus clientes. Gastos: todo el dinero gastado para operar la empresa que no está directamente relacionado con la venta de bienes o servicios individuales.

Otros términos contables comunes

Algunos otros términos contables comunes incluyen los siguientes:

  • Período contable: el tiempo durante el cual se realiza un seguimiento de la información financiera. La mayoría de las empresas realizan un seguimiento mensual de sus resultados financieros, por lo que cada período contable equivale a un mes. Algunas empresas eligen hacer informes financieros trimestralmente, por lo que los períodos contables son de 3 meses. Otras empresas solo ven sus resultados anualmente, por lo que sus períodos contables son de 12 meses. Las empresas que realizan un seguimiento mensual de sus actividades financieras también suelen crear informes trimestrales y anuales (un resumen de fin de año de las actividades y resultados financieros de la empresa) en función de la información que recopilan. Cuentas por cobrar: la cuenta utilizada para rastrear todas las ventas de clientes que se realizan por crédito de la tienda. El crédito de la tienda no se refiere a las ventas con tarjeta de crédito, sino a las ventas en las que el cliente recibe crédito directamente de la tienda y la tienda necesita cobrar el pago del cliente en una fecha posterior. Cuentas por pagar: la cuenta utilizada para rastrear todas las facturas pendientes de proveedores, contratistas, consultores y cualquier otra empresa o individuo a quien la empresa compre bienes o servicios. Depreciación: un método contable utilizado para rastrear el envejecimiento y el uso de activos. Por ejemplo, si posee un automóvil, sabe que cada año que lo utiliza, su valor se reduce (a menos que sea propietario de uno de esos automóviles clásicos que aumenta su valor). Cada activo importante que posee una empresa envejece y eventualmente necesita reemplazo, incluidos edificios, fábricas, equipos y otros activos clave. Libro mayor: donde se resumen todas las cuentas de la empresa. El libro mayor es el abuelo del sistema de contabilidad. Interés: el dinero que una empresa debe pagar si toma prestado dinero de un banco u otra empresa. Por ejemplo, cuando compra un automóvil con un préstamo para automóvil, debe pagar no solo el monto prestado, sino también dinero o intereses adicionales, en función del porcentaje del monto prestado. Inventario: la cuenta que rastrea todos los productos que se venderán a los clientes. Revistas: donde los tenedores de libros mantienen registros (en orden cronológico) de las transacciones diarias de la compañía. Cada una de las cuentas más activas, incluyendo efectivo, Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar, tiene su propio diario. Nómina: la forma en que una empresa paga a sus empleados. La gestión de la nómina es una función clave del contador e implica informar muchos aspectos de la nómina al gobierno, incluidos los impuestos a pagar en nombre del empleado, los impuestos de desempleo y la compensación de los trabajadores. Balance de prueba: cómo realiza la prueba para asegurarse de que los libros están en equilibrio antes de reunir información para los informes financieros y cerrar los libros para el período contable.

Consulte aquí para ver una breve lista de documentos financieros importantes para su pequeña empresa.

  1. BusinessStart a BusinessJob Consejos de asesoramiento para promover el crecimiento profesional y el éxito en sus empleados

Por Eric Tyson, Bob Nelson

La orientación laboral desempeña un papel fundamental en el proceso de aprendizaje para los empleados que desarrollan sus habilidades, conocimientos y confianza en sí mismos. Sus empleados no aprenden con eficacia cuando simplemente les dice qué hacer. De hecho, generalmente no aprenden en absoluto.

Con la orientación adecuada, cualquiera puede ser un buen entrenador laboral. Este artículo considera qué hacen los entrenadores de trabajo efectivos y cómo lo hacen para que pueda entrenar a sus empleados hacia resultados exitosos.

Coaching laboral

Servir como gerente y entrenador de trabajo

Incluso si tiene una idea bastante clara de lo que significa ser gerente, ¿realmente sabe lo que significa ser entrenador? Un entrenador es un colega, consejero y animador, todo en uno. Según esa definición, ¿eres entrenador? ¿Por qué o por qué no?

Seguramente estás familiarizado con el papel de los entrenadores de trabajo en otros ámbitos. Un entrenador de drama, por ejemplo, casi siempre es un actor o actriz consumado. El trabajo del entrenador de drama es conducir audiciones para partes, asignar roles, programar ensayos, entrenar y dirigir a los miembros del reparto durante los ensayos, y apoyar y alentar a los actores y actrices durante la producción de la etapa final. Estas funciones no son tan diferentes de las funciones que desempeñan los gerentes en una empresa, ¿verdad?

Entrenar a un equipo de personas no es fácil, y ciertas características hacen que algunos entrenadores sean mejores que otros. Afortunadamente, como con la mayoría de las otras habilidades comerciales, puedes descubrir, practicar y mejorar los rasgos de los buenos entrenadores. Siempre puedes encontrar margen de mejora, y los buenos entrenadores son los primeros en admitirlo. Las siguientes son características y tareas clave para los entrenadores:

  • Los entrenadores laborales establecen objetivos. Ya sea que la visión de una pequeña empresa sea convertirse en la franquicia de pizza líder en la ciudad, aumentar los ingresos en un 20 por ciento al año, o simplemente para pintar las paredes de la sala de descanso este año, los entrenadores trabajan con sus empleados para establecer metas y plazos para su finalización. Luego se van y permiten que sus empleados determinen cómo lograr los objetivos. Los entrenadores de trabajo apoyan y alientan. Los empleados, incluso los mejores y más experimentados, pueden desanimarse fácilmente de vez en cuando. Cuando los empleados están aprendiendo nuevas tareas, cuando se pierde una cuenta a largo plazo, o cuando el negocio no funciona, los entrenadores están allí, listos para intervenir y ayudar a los miembros del equipo a superar lo peor. "Está bien, Kim. ¡Aprendiste de tu error y sé que lo harás bien la próxima vez! " Los entrenadores de trabajo enfatizan el éxito del equipo sobre el éxito individual. El rendimiento general del equipo es la preocupación más importante, no las habilidades estelares de un miembro del equipo en particular. Los entrenadores saben que ninguna persona puede llevar a todo un equipo al éxito; ganar requiere los esfuerzos combinados de todos los miembros del equipo. El desarrollo de habilidades de trabajo en equipo es un paso vital en el progreso de un empleado en una empresa. Los entrenadores de trabajo pueden evaluar rápidamente los talentos y las deficiencias de los miembros del equipo. Los entrenadores laborales más exitosos pueden determinar rápidamente las fortalezas y debilidades de los miembros de su equipo y, como resultado, adaptar su enfoque a cada uno. Por ejemplo, si un miembro del equipo tiene fuertes habilidades analíticas pero malas habilidades de presentación, un entrenador puede concentrarse en brindar apoyo para el desarrollo del empleado de mejores habilidades de presentación. "Sabes, Mark, quiero pasar un tiempo contigo para trabajar en hacer que tus presentaciones de vistas sean más efectivas". Los entrenadores laborales inspiran a los miembros de su equipo. A través de su apoyo y orientación, los entrenadores están capacitados para inspirar a los miembros de su equipo a los niveles más altos de desempeño humano. Los equipos de personas inspiradas están dispuestos a hacer lo que sea necesario para lograr los objetivos de su organización. Los entrenadores laborales crean entornos que permiten que las personas tengan éxito. Los grandes entrenadores se aseguran de que sus lugares de trabajo estén estructurados para permitir que los miembros del equipo asuman riesgos y amplíen sus límites sin temor a represalias si fallan. Los asesores laborales están disponibles para asesorar a sus empleados o simplemente para escuchar sus problemas, según sea necesario. "Carol, ¿tienes un minuto para discutir un problema personal?" Los entrenadores laborales brindan retroalimentación. La comunicación y la retroalimentación entre el entrenador y el empleado es un elemento crítico del proceso de entrenamiento. Los empleados deben saber cuál es su posición en la empresa: qué están haciendo bien y qué están haciendo mal. Igualmente importante, los empleados deben informar a sus entrenadores cuando necesitan ayuda o asistencia. Y ambas partes necesitan este diálogo de manera oportuna, de manera continua, no solo una vez al año en una revisión de desempeño.

Despedir a alguien no constituye una retroalimentación efectiva. A menos que un empleado haya cometido algún tipo de delito intolerable (como violencia física, robo o intoxicación en el trabajo), un gerente debe darle al empleado una gran cantidad de comentarios verbales y escritos incluso antes de considerar el despido. Dar a los empleados varias advertencias les ofrece oportunidades para corregir deficiencias que tal vez no puedan ver.

Identificar las herramientas de un entrenador de trabajo.

El coaching laboral no es una actividad unidimensional. Debido a que cada persona es diferente, los mejores asesores laborales adaptan su enfoque a las necesidades específicas e individualizadas de los miembros de su equipo. Si un miembro del equipo es independiente y solo necesita orientación ocasional, reconozca su posición y brinde ese nivel de apoyo. Este apoyo puede consistir en una verificación de progreso ocasional e informal mientras se realiza la ronda de la oficina

Por otro lado, si otro miembro del equipo es inseguro y necesita más orientación, el entrenador de trabajo debe reconocer la posición de este empleado y ayudarlo según sea necesario. En este caso, el apoyo puede consistir en reuniones formales frecuentes con el empleado para evaluar el progreso y proporcionar asesoramiento y dirección según sea necesario.

Aunque tiene su propio estilo de entrenamiento laboral, los mejores entrenadores emplean ciertas técnicas para obtener el mejor rendimiento de los miembros de su equipo:

  • Dedique tiempo a los miembros del equipo. La gestión es principalmente un trabajo de personas. Parte de ser un buen gerente y entrenador es estar disponible para sus empleados cuando necesitan su ayuda. Si no está disponible, sus empleados pueden buscar otras vías para satisfacer sus necesidades, o simplemente dejar de intentar trabajar con usted. Siempre mantenga su puerta abierta a sus empleados y recuerde que son su primera prioridad. Administrar caminando. Salga regularmente de su oficina y visite a sus empleados en sus estaciones de trabajo. ¿Tengo un minuto, Elaine? Por supuesto, siempre tengo tiempo para ti y para los demás miembros de mi personal. Proporcionar contexto y visión. En lugar de simplemente decirles a los empleados qué hacer, los entrenadores de trabajo eficaces explican por qué. Los entrenadores brindan a sus empleados un contexto y una perspectiva general. En lugar de hacer largas listas de lo que se debe y no se debe hacer, explican cómo funciona un sistema o procedimiento y luego definen las partes de sus empleados en el esquema de las cosas. “Chris, tienes una parte muy importante en la salud financiera y la vitalidad de nuestra empresa. Al asegurarnos de que nuestros clientes paguen sus facturas dentro de los 30 días posteriores al envío de sus productos, podemos mantener nuestro flujo de efectivo en el lado positivo, y podemos pagar nuestras obligaciones como el alquiler, la electricidad y su cheque de pago a tiempo ". Transfiere conocimiento y perspectiva. Un gran beneficio de tener un buen entrenador laboral es la oportunidad de aprender de alguien que tiene más experiencia que usted. En respuesta a las necesidades únicas de cada miembro del equipo, los entrenadores transfieren su conocimiento y perspectiva personal. “Nos enfrentamos a esta situación exacta hace unos cinco años, Dwight. Te diré lo que hicimos entonces, y quiero que me digas si crees que todavía tiene sentido hoy ". Sé una caja de resonancia. Los entrenadores laborales hablan sobre nuevas ideas y enfoques para resolver problemas con sus empleados. Los entrenadores laborales y los empleados pueden considerar las implicaciones de los diferentes enfoques para resolver un problema y representar las reacciones del cliente o del cliente antes de probarlos de verdad. Al usar habilidades de escucha activa, los entrenadores a menudo pueden ayudar a sus empleados a resolver problemas y encontrar las mejores soluciones ellos mismos. "Está bien, Priscilla, me has dicho que no crees que tu cliente comprará con un aumento de precio del 20 por ciento. ¿Qué opciones tiene para presentar el aumento de precios, y algunas son más sabrosas que otras? Obtenga los recursos necesarios. A veces, los entrenadores pueden ayudar a sus empleados a pasar del desempeño marginal al sobresaliente simplemente proporcionando los recursos que esos empleados necesitan. Estos recursos pueden tomar muchas formas: dinero, tiempo, personal, equipo u otros activos tangibles. "Entonces, Gene, ¿estás seguro de que podemos mejorar nuestro flujo de caja si incluimos a un par de empleados más en las colecciones? Bien, lo intentaremos ". Ofrecer una mano amiga. Para un empleado que está aprendiendo un nuevo trabajo y aún es responsable de realizar su trabajo actual, la carga de trabajo total puede ser abrumadora. Los entrenadores pueden ayudar a los trabajadores durante esta fase de transición reasignando los deberes actuales a otros empleados, autorizando horas extras o tomando otras medidas para aliviar la presión. "Phoebe, mientras aprendes cómo solucionar problemas de ese nuevo servidor de red, voy a asignar tu carga de trabajo de mantenimiento a Rachel. podemos volver a estar juntos al final de la semana para ver cómo te va ".

Los entrenadores de trabajo eficaces enseñan a través de mostrar y contar

Además de los obvios roles de coaching laboral de apoyar y alentar a los empleados en su búsqueda para alcanzar los objetivos de una organización, los gerentes como entrenadores también enseñan a sus empleados cómo lograr los objetivos de una organización. A partir de su experiencia, dirige a sus trabajadores paso a paso a través de procesos o procedimientos de trabajo. Una vez que descubren cómo realizar una tarea, les delega plena autoridad y responsabilidad por su desempeño.

Para la transferencia de habilidades específicas, no puede encontrar una mejor manera de enseñar, ni una mejor manera de aprender, que el método de mostrar y contar. Desarrollado por una sociedad industrial estadounidense posterior a la Segunda Guerra Mundial desesperada por capacitar rápidamente a los nuevos trabajadores en los procesos de fabricación, mostrar y contar es hermoso en su simplicidad y efectividad.

El coaching Show-and-tell tiene tres pasos:

  1.  Lo haces, dices. Siéntese con sus empleados y explique el procedimiento en términos generales mientras realiza la tarea.  Lo hacen, dices. Ahora haga que los empleados realicen el mismo procedimiento que usted explica cada paso del procedimiento.  Lo hacen, dicen. Finalmente, como observa, haga que sus empleados realicen la tarea nuevamente mientras le explican lo que están haciendo.

A medida que avanza por estos pasos, haga que los empleados creen una "hoja de trucos" de los nuevos pasos para referirse hasta que se conviertan en hábito.

Los buenos entrenadores de trabajo hacen que los puntos de inflexión sean grandes éxitos

A pesar de las impresiones populares de lo contrario, el 90 por ciento de la administración no es el gran evento: el deslumbrante destello de brillantez que crea mercados donde no existía ninguno anteriormente, la magnífica negociación que resulta en niveles inauditos de cooperación entre la administración sindical o la maestría golpe que catapulta a la empresa a las grandes ligas. No, el 90 por ciento del trabajo de un gerente consiste en la eliminación diaria de problemas y la formación de talentos.

Los mejores entrenadores están constantemente en busca de puntos de inflexión: las oportunidades diarias de éxito que están disponibles para todos los empleados.

Los grandes éxitos (las victorias contra los competidores, los aumentos dramáticos en los ingresos o las ganancias, los asombrosos productos nuevos) son típicamente el resultado de construir una base de innumerables pequeños éxitos en el camino.

Hacer que un sistema de aviso telefónico responda mejor a las necesidades de sus clientes, enviar a un empleado a un seminario sobre gestión del tiempo, redactar un excelente acuerdo de ventas, realizar una evaluación significativa del desempeño con un empleado, conocer a un posible cliente para el almuerzo, todos son puntos de inflexión en el día hábil promedio. Aunque cada evento puede no ser particularmente espectacular por sí solo, cuando se agrega con el tiempo, puede sumar grandes cosas.

Este es el trabajo de un entrenador. En lugar de usar dinamita para transformar el negocio de una sola vez (y arriesgarse a destruir su negocio, sus empleados o ellos mismos en el proceso), los entrenadores de trabajo son como los antiguos albañiles que construyeron las grandes pirámides de Egipto. El movimiento y la colocación de cada piedra individual puede no haber parecido un gran problema cuando se considera como una actividad separada.

Sin embargo, cada uno fue un paso importante para lograr el resultado final: la construcción de estructuras impresionantes que han resistido miles de años de guerra, clima y turistas.

Incorpora entrenamiento laboral en tus interacciones diarias

Los entrenadores laborales se centran diariamente en pasar tiempo con los empleados para ayudarlos a tener éxito: evaluar su progreso y descubrir qué pueden hacer para ayudar a los empleados a aprovechar los puntos de inflexión que se presentan todos los días. Los entrenadores de trabajo complementan y complementan las habilidades y la experiencia de sus empleados al aportar sus propias habilidades y experiencia a la mesa. Recompensan el desempeño positivo y ayudan a sus empleados a aprender lecciones importantes al cometer errores, lecciones que, a su vez, ayudan a los empleados a mejorar su desempeño futuro.

Por ejemplo, supongamos que tiene un aprendiz de ventas joven e inexperto, pero brillante y enérgico, en su personal. Su empleado ha hecho un gran trabajo al contactar a los clientes y hacer llamadas de ventas, pero aún no ha cerrado su primer trato. Cuando le hablas de esto, ella confiesa que está nerviosa por su propio punto de inflexión personal: le preocupa que pueda confundirse frente al cliente y cerrar el trato en el último momento. Ella necesita tu entrenamiento.

Las siguientes pautas pueden ayudarlo a usted, el entrenador laboral, a manejar las preocupaciones de cualquier empleado:

  • Reúnase con su empleado. Haga una cita con su empleado lo antes posible para una discusión relajada de las preocupaciones. Encuentre un lugar tranquilo sin distracciones y ponga su teléfono en espera o reenvíelo al correo de voz. ¡Escucha! Una de las cosas más motivadoras que una persona puede hacer por otra es escuchar. Evite soluciones o conferencias instantáneas. Antes de decir una palabra, pídale a su empleado que lo ponga al día con la situación, sus inquietudes y cualquier posible enfoque o solución que haya considerado. Déjala hablar mientras tú escuchas. Reforzar lo positivo. Comience señalando lo que su empleado hizo bien en la situación particular. Hágale saber a su empleado cuando está en el camino correcto. Dale comentarios positivos sobre su desempeño. Destacar áreas de mejora. Señale lo que su empleado necesita hacer para mejorar y dígale qué puede hacer para ayudarlo. Acuerde la asistencia que puede proporcionar, ya sea que su empleado necesite más capacitación, un presupuesto mayor, más tiempo u otra cosa. Sea entusiasta acerca de su confianza en la capacidad del empleado para hacer un gran trabajo. Seguir adelante. Después de determinar qué puede hacer para apoyar a su empleado, ¡hágalo! Observe cuando ella mejora. Revise periódicamente el progreso de su empleado y ofrezca su apoyo según sea necesario.

Sobre todo, sea paciente. No puede realizar coaching laboral solo en sus términos. Al principio, comprenda que cada persona es diferente. Algunos empleados se dan cuenta antes que otros y algunos empleados necesitan más tiempo para desarrollarse. Las diferencias en la capacidad no hacen que ciertos empleados sean mejores o peores que sus compañeros de trabajo, simplemente los hacen diferentes. Así como necesita tiempo para construir relaciones y confiar en los negocios, sus empleados necesitan tiempo para desarrollar habilidades y experiencia.