1. Software Microsoft Office Cómo colaborar en SharePoint desde Office 365

Por Peter Weverka

SharePoint es la plataforma de colaboración en equipo basada en la web de Microsoft. Las empresas emplean SharePoint Online para almacenar documentos, administrar proyectos y permitir que los compañeros de trabajo colaboren entre sí.

SharePoint Online no es necesariamente omnipresente (presente o se encuentra en todas partes), pero trata de serlo. Los sitios de SharePoint Online están diseñados para ser accesibles desde cualquier lugar: desde una computadora de escritorio, una computadora portátil, una tableta o un teléfono inteligente. No importa el dispositivo que use, se supone que el contenido debe ser accesible y fácil de usar.

Este artículo presenta SharePoint Online, le indica cómo orientarse en un sitio de grupo, cargar y trabajar con archivos en bibliotecas de documentos, compartir archivos con compañeros de trabajo, sincronizar archivos y actualizar su perfil de Office 365.

Presentando sitios de equipo

Un sitio de grupo de SharePoint es un espacio de trabajo colaborativo donde los colegas pueden trabajar en los mismos archivos, rastrear proyectos e interactuar entre ellos.

La figura muestra un sitio de grupo de SharePoint Online típico en la ventana de Office 365. Estos sitios pueden verse diferentes dependiendo de cómo los configuren los administradores del sitio, pero tienen las mismas herramientas en común. Un sitio de grupo proporciona los medios para abrir aplicaciones de Office 365, cargar y descargar archivos y colaborar con compañeros de trabajo. Estas páginas explican cómo iniciar sesión en un sitio de grupo y orientarse en la pantalla.

Sitio de grupo de SharePoint Online

Iniciar sesión en un sitio de grupo

Necesita una contraseña y una dirección de red para iniciar sesión en un sitio de grupo de SharePoint. Es probable que obtenga estos elementos del administrador de su amigable sistema de vecindario. Siga estos pasos para iniciar sesión en un sitio de grupo de SharePoint:

  1.  Abra un navegador web y navegue al sitio del equipo de su organización. El aspecto de la dirección web de su sitio de grupo depende de si su empresa usa su propio nombre de dominio (como company.com) o el formato de nombre predeterminado de Office 365 (que se parece a yourcompany.sharepoint.com).  Si se le solicitan las credenciales, ingrese su nombre de usuario, ingrese su contraseña y haga clic en Aceptar. Lo que suceda a continuación depende de cómo se vea su entorno local (local) y cómo configuró SharePoint el administrador. Puede ingresar al sitio del equipo sin tener que ingresar su nombre de usuario y contraseña.

Encontrar el camino en un sitio de grupo de SharePoint Online

Consulte la figura anterior mientras recorre un sitio de equipo típico de Sharepoint:

  • Lanzador de aplicaciones: para iniciar aplicaciones web de Office 365. Debido a su apariencia, a veces se le llama menú de gofres. Notificaciones: para recibir alertas administrativas y definidas por el usuario. Configuración: para cambiar la configuración del usuario. Las opciones que obtenga dependen de su nivel de privilegio. Menú de usuario: para iniciar sesión, cerrar sesión y ver su perfil. Búsqueda en el sitio: para buscar contenido en el sitio. Panel de navegación: para acceder a contenido popular en el sitio del grupo. Por lo general, un administrador del sitio determina lo que aparece en el panel de navegación. Listas: para enumerar las tareas que deben realizarse, incluidos los elementos de trabajo del proyecto y los elementos de "tareas pendientes" de uso general. SharePoint ofrece plantillas preconstruidas para diferentes tipos de listas, muchas de las cuales le permiten asignar elementos de lista a usuarios específicos de SharePoint. Bibliotecas de documentos: para alojar archivos que usted y otros miembros del equipo pueden abrir y trabajar.

Un sitio de SharePoint es un sitio web como cualquier otro. Puede crear marcadores en su navegador a los lugares de SharePoint que visita con frecuencia.

Cómo trabajar con bibliotecas de documentos

La biblioteca de documentos es el repositorio de datos fundamental en un sitio de SharePoint. No dejes que el documento de Word te engañe. Puede almacenar cualquier tipo de archivo en una biblioteca de documentos.

Utilice la biblioteca de documentos para almacenar archivos con el fin de colaborar. Estas páginas explican cómo abrir archivos en la biblioteca de documentos, cargar archivos, coeditar archivos y compartir archivos.

Abrir un archivo en una biblioteca de documentos

Siga estos pasos para ubicar y abrir un archivo:

  1.  Use la barra de navegación para buscar y seleccionar el archivo que desea abrir. El administrador puede haber colocado un acceso directo a la biblioteca de documentos en la página de inicio del sitio del equipo o en otro lugar del sitio.  Haga clic en el botón Abrir (los tres puntos) al lado del nombre del archivo que desea abrir. Aparece una ventana emergente, como se muestra. Le muestra una vista previa del archivo para que pueda asegurarse de abrir el correcto.  Haga clic en el botón Más acciones (tres puntos, nuevamente). La figura muestra dónde se encuentra el botón Más acciones. Aparece un menú emergente con todas las acciones posibles que puede realizar con el archivo, como se muestra.  Abre el archivo. Puede abrir el archivo en una aplicación de escritorio de Office o una aplicación web de Office:
  • Aplicación de escritorio de Office: elija la primera opción en el menú emergente. Por ejemplo, si se trata de un documento de Word, elija Abrir en Word. El archivo se descarga en su computadora para que pueda trabajar allí. Los cambios que realice en el archivo en su computadora se cargan automáticamente en la copia almacenada en SharePoint. Office Web App: elija la segunda opción en el menú emergente, la opción con la palabra en línea en su nombre. Se abre una aplicación web para que pueda editar el archivo.
Biblioteca de documentos de SharePoint

Aquí hay un acceso directo: para abrir un archivo en una aplicación web de Office, simplemente haga clic en su nombre en una biblioteca de documentos.

Cómo trabajar con compañeros de trabajo en el mismo archivo

A veces, cuando intentas abrir un archivo, no puedes hacerlo porque alguien llegó primero. Los administradores deciden si más de una persona puede editar un archivo al mismo tiempo.

Si un archivo permite más de un editor, siga estos pasos para abrir un archivo que se está editando actualmente y hacer sus propias contribuciones:

  1.  Abra un archivo en la biblioteca de documentos. El tema anterior de este capítulo explica cómo abrir un archivo. La siguiente figura muestra un archivo de Word abierto en la aplicación web de Word.  Busque indicaciones de que el archivo está siendo editado por un colega. Como se muestra, la aplicación web de Word le dice el nombre (o nombres) de otras personas que trabajan en el archivo. Si observa detenidamente, también puede ver la ubicación del cursor de otros editores. SharePoint está perfectamente bien permitiendo que varias personas colaboren en el mismo archivo.  Realice sus cambios editoriales en el archivo.  Cuando termine de editar, haga clic en el botón Atrás del navegador web o en el Iniciador de aplicación de Office 365 para regresar al sitio del grupo. No se preocupe por guardar los cambios en un archivo. Office 365 guarda sus cambios automáticamente.
Coedición en SharePoint Online

Cómo subir archivos a una biblioteca de documentos

Siga estos pasos para cargar un archivo desde su computadora a una biblioteca de documentos de SharePoint Online:

  1.  En SharePoint, vaya a la biblioteca de documentos donde desea cargar el archivo.  Haz clic en Cargar. Como se muestra en la siguiente figura, aparece el cuadro de diálogo Agregar un documento. Si no ve el botón Cargar en una biblioteca de documentos, hable con su administrador. Es posible que no tenga permiso para cargar archivos.  En el cuadro de diálogo Agregar un documento, haga clic en el botón Elegir archivos.  En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo que desea cargar y haga clic en Abrir. Puede cargar más de un archivo seleccionando más de uno en el cuadro de diálogo Abrir.  En el cuadro de diálogo Agregar un documento, ingrese los comentarios de la versión, si es necesario. SharePoint se puede configurar para almacenar múltiples versiones del mismo documento. Su administrador puede solicitarle que ingrese comentarios para describir el archivo que carga.  Haga clic en Aceptar. Mientras lo hace, eche un vistazo para ver si el archivo que cargó aparece en la biblioteca de documentos.
subir a la biblioteca de documentos

Para cargar archivos, puede arrastrar uno o más archivos desde una ventana del Explorador de archivos en su computadora y soltarlos en una biblioteca de documentos. ¡Que conveniente!

Cómo compartir archivos con compañeros de trabajo

En la terminología de SharePoint, compartir significa hacer que los compañeros de trabajo conozcan un archivo que pueden editar. Después de compartir un archivo, puede alertar a sus compañeros de trabajo por correo electrónico de que el archivo se ha compartido. A veces, los administradores no permiten que alguien comparta un archivo, pero si puede compartir archivos, siga estos pasos para compartir un archivo con un compañero de trabajo:

  1.  Localice el archivo que desea compartir y haga clic en el botón Abrir. Busque los tres puntos al lado del nombre del archivo para encontrar el botón Abrir. Aparece una ventana emergente.  Haga clic en Compartir en la parte inferior de la ventana emergente. Verá el cuadro de diálogo Compartir, como se muestra. oficina-invitación-colaboración Invitar a un compañero de trabajo a colaborar en un archivo.  Ingrese el nombre de la persona con la que desea compartir el archivo. SharePoint abre una lista desplegable tan pronto como comience a escribir. Puedes elegir un nombre de la lista.  Ingrese un mensaje descriptivo. Puede explicar qué es el archivo y por qué desea compartirlo.  Seleccione o anule la selección de la opción Requerir inicio de sesión. Anule la selección de la opción Requerir inicio de sesión si desea compartir el archivo con personas ajenas a su organización. Para uso comercial normal, seleccione esta opción para asegurarse de que solo los miembros del sitio del grupo puedan ver el archivo.  Seleccione la opción Enviar una invitación por correo electrónico.  Haz clic en el botón Compartir.

La siguiente figura muestra cómo se ve un mensaje compartido para la persona que lo recibe. El destinatario puede hacer clic en el botón Abrir para abrir el archivo y comenzar a trabajar en él.

Una invitación para compartir un archivo.

Cómo ver archivos sin conexión

A veces, su computadora no puede acceder al portal de SharePoint Online. Por ejemplo, imagine que está en un avión y necesita actualizar algunos archivos de trabajo pero no está conectado a SharePoint. Para resolver este problema de acceso a documentos sin conexión, Office 365 nos brinda la oportunidad de sincronizar archivos. La sincronización le permite acceder a archivos basados ​​en SharePoint en su computadora local y no tener que preocuparse por tener una conexión a Internet. Después de volver a conectarse a Internet (después de que aterrice el avión), OneDrive sincroniza los archivos con sus homólogos en línea.

Es importante comprender que OneDrive sincroniza dos copias de cada archivo, una copia almacenada en una biblioteca de documentos de SharePoint Online y la otra copia almacenada localmente en su computadora.

Siga estos pasos para sincronizar archivos de SharePoint con archivos del mismo nombre en OneDrive:

  1.  En SharePoint, ubique la biblioteca de documentos que desea sincronizar con su computadora. No tiene que sincronizar todas las bibliotecas de documentos del sitio del equipo. Sincronice solo los archivos a los que desea poder acceder sin conexión.  Desde el menú de la biblioteca de documentos, haga clic en Sincronizar. La siguiente figura muestra dónde se encuentra el botón Sincronizar. Una notificación emergente le indica que SharePoint está descargando el contenido de la biblioteca de documentos y sincronizándolo con su cliente OneDrive para la Empresa.  Desde el área de notificación de la barra de tareas de Windows 10, haga clic en el icono de OneDrive. Como se muestra, este icono se ve como una nube. Aparece una lista de archivos sincronizados recientemente, en este caso archivos de la biblioteca de documentos.  Desde la ventana de OneDrive, haga clic en Abrir carpeta para ver sus copias de archivos locales. A partir de ahora, puede trabajar en estos archivos localmente o directamente desde SharePoint. OneDrive mantendrá todos los cambios sincronizados automáticamente.

Profundizando en Office 365

Office 365 ofrece la pantalla Delve para actualizar su perfil y comunicarse mejor con los miembros del equipo. Dependiendo del tamaño de su organización, asegurarse de que su perfil de Office 365 esté actualizado puede ser de gran ayuda. Los compañeros de trabajo pueden mirar su perfil de Office 365 para ver si usted es el adecuado para un proyecto. Pueden mirar su perfil para descubrir cómo encontrarlo. La pantalla Delve es un poco como un portal de redes sociales, ya que ofrece una manera conveniente de comunicarse con su equipo.

Siga estos pasos para profundizar en Office 365:

  1.  En SharePoint Online, abra el menú Usuario y haga clic en Mi perfil. El menú del usuario se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla de Office 365. Se abre la pantalla Delve, como se muestra.  Use los controles en la pantalla Delve para actualizar su perfil e interactuar con colegas. Puede personalizar esta pantalla para hacerse más presentable ante sus compañeros de trabajo.  Haga clic en Actualizar perfil cuando termine de hacer sus cambios.