1. Software Microsoft Office Cómo personalizar la cinta de opciones en los programas de Office 2019

Por Peter Weverka

Como seguramente ya sabe, la cinta de opciones es el tramo de terreno en la parte superior de todos los programas de Office. La cinta está compuesta de pestañas. En cada pestaña, los comandos están ordenados por grupo. Para realizar una tarea, visita una pestaña en la cinta de opciones, busca el grupo con el comando que deseas y elige el comando. Si está tan inclinado, puede personalizar la cinta de opciones. Puede colocar las pestañas y comandos que conoce y ama donde desee encontrarlos en la cinta de opciones. Y puede eliminar pestañas y comandos que no le sean útiles.

Para personalizar la cinta de opciones, abra la pestaña Personalizar cinta de opciones del cuadro de diálogo Opciones con una de estas técnicas:

  • En la pestaña Archivo, elija Opciones y seleccione la categoría Personalizar cinta de opciones en el cuadro de diálogo Opciones. Haga clic con el botón derecho en una pestaña o botón y elija Personalizar la cinta de opciones.

Verá comandos para personalizar la cinta de opciones, como se muestra. El lado derecho del cuadro de diálogo ("Personalizar la cinta de opciones") enumera los nombres de pestañas, grupos dentro de pestañas y comandos dentro de los grupos que están actualmente en la cinta de opciones. Para personalizar la cinta de opciones, organice el lado derecho del cuadro de diálogo a su gusto. Enumera las pestañas, grupos y comandos que desea para la cinta de opciones en el lado derecho del cuadro de diálogo.

Personalizar categoría de cinta

El lado izquierdo del cuadro de diálogo ("Elegir comandos de") presenta cada pestaña, grupo y comando en su programa de Office. Para personalizar la cinta de opciones, seleccione una pestaña, grupo o comando en el lado izquierdo del cuadro de diálogo y muévalo hacia el lado derecho haciendo clic en el botón Agregar.

Siga leyendo para descubrir cómo mostrar pestañas, grupos y comandos en el cuadro de diálogo Opciones y cómo hacer todo lo demás relacionado con la personalización de la cinta de opciones. En caso de que haga un hash de la cinta de opciones, también encontrará instrucciones para restaurar la cinta a su estado original.

Mostrar y seleccionar la pestaña de la cinta de opciones, el grupo y los nombres de comando

Para personalizar la cinta de opciones, debe mostrar y seleccionar nombres de pestañas, nombres de grupos y nombres de comandos en el cuadro de diálogo Opciones. Comience abriendo las listas desplegables y eligiendo una opción de visualización:

  • Elegir comandos de: elija una opción para ubicar la pestaña, el grupo o el comando que desea agregar a la cinta de opciones. Por ejemplo, elija Todos los comandos para ver una lista alfabética de todos los comandos en el programa de Office en el que está trabajando; elija Main Tabs para ver una lista de pestañas. Personalizar la cinta de opciones: elija una opción para mostrar los nombres de todas las pestañas, pestañas principales o pestañas de herramientas. Las pestañas de herramientas son las pestañas sensibles al contexto que aparecen después de insertar o hacer clic en algo. Por ejemplo, las pestañas Herramientas de tabla aparecen cuando construye tablas en Word.

Después de elegir las opciones de visualización en las listas desplegables, puede mostrar los nombres de grupos y comandos:

  • Mostrar nombres de grupo: haga clic en el icono de un signo más junto al nombre de una pestaña para ver los nombres de sus grupos. Puede hacer clic en el icono de signo menos para volver a plegar los nombres de grupo en un nombre de pestaña. Mostrar nombres de comandos en grupos: haga clic en el icono de signo más junto al nombre de un grupo para ver los nombres de sus comandos. Puede hacer clic en el icono de signo menos para contraer los nombres de los comandos.

Después de mostrar la pestaña, el grupo o el nombre del comando, haga clic para seleccionarlo.

Cómo mover pestañas y grupos en la cinta de opciones

Para cambiar el orden de las pestañas en la cinta de opciones o grupos en una pestaña, vaya a la categoría Personalizar cinta de opciones del cuadro de diálogo Opciones y seleccione el nombre de una pestaña o grupo en el lado derecho del cuadro de diálogo. Luego haga clic en el botón Subir o Bajar (los botones de flecha ubicados en el lado derecho del cuadro de diálogo). Haga clic en estos botones según sea necesario hasta que las pestañas o grupos estén en el orden que mejor le parezca.

Tenga cuidado al mover grupos haciendo clic en el botón Subir o Bajar. Hacer clic en estos botones demasiadas veces puede mover un grupo a una pestaña diferente en la cinta de opciones.

Agregar, eliminar y cambiar el nombre de pestañas, grupos y comandos de la cinta de opciones

En el cuadro de diálogo Opciones, muestre y seleccione la pestaña, el grupo o el comando que desea agregar, eliminar o cambiar el nombre. Luego proceda a agregarlo, eliminarlo o cambiarle el nombre.

Agregar elementos a la cinta de opciones

Siga estos pasos para agregar una pestaña, grupo o comando a la cinta de opciones:

  1.  En el lado izquierdo de la categoría Personalizar cinta de opciones del cuadro de diálogo Opciones, seleccione la pestaña, grupo o comando que desea agregar. Por ejemplo, para agregar el grupo Tablas a la pestaña Inicio, seleccione el grupo Tablas. Los comandos solo se pueden agregar a grupos personalizados. Para agregar un comando a la cinta de opciones, cree un nuevo grupo para el comando.  En el lado derecho del cuadro de diálogo, seleccione la pestaña o grupo personalizado donde desea colocar el elemento. Si agrega una pestaña a la cinta de opciones, seleccione una pestaña. La pestaña que agregue irá después de la pestaña que seleccione.  Haz clic en el botón Agregar.

Eliminar elementos de la cinta de opciones

Siga estos pasos para eliminar una pestaña, grupo o comando de la cinta de opciones:

  1.  En el lado derecho de la categoría Personalizar cinta de opciones del cuadro de diálogo Opciones, seleccione la pestaña, el grupo o el comando que desea eliminar.  Haz clic en el botón Eliminar.

Excepto por las pestañas que cree usted mismo, no puede eliminar pestañas de la cinta de opciones. Y no puede eliminar un comando a menos que lo elimine de un grupo que creó usted mismo.

Cambiar el nombre de pestañas y grupos

Lo sentimos, no puedes cambiar el nombre de un comando. Siga estos pasos para cambiar el nombre de una pestaña o grupo:

  1.  En el lado derecho de la categoría Personalizar cinta de opciones del cuadro de diálogo Opciones, seleccione la pestaña o grupo al que desea cambiar el nombre.  Haz clic en el botón Cambiar nombre. Verá el cuadro de diálogo Cambiar nombre, como se muestra.  Ingrese un nuevo nombre y haga clic en Aceptar. Al cambiar el nombre de un grupo que creó usted mismo, puede elegir un símbolo para el grupo en el cuadro de diálogo Cambiar nombre.
Cambiar el nombre de las pestañas de la cinta

Cómo crear nuevas pestañas y grupos de la cinta de opciones

Cree nuevas pestañas y grupos en la cinta de opciones para comandos que sean especialmente útiles para usted. Siga estos pasos en la categoría Personalizar cinta del cuadro de diálogo Opciones para crear una nueva pestaña o grupo:

  1.  En el lado derecho del cuadro de diálogo, muestre y seleccione el nombre de una pestaña o grupo. Pestaña: si está creando una pestaña, seleccione un nombre de pestaña. La pestaña que cree aparecerá después de la pestaña que seleccione. Grupo: si está creando un grupo, seleccione un nombre de grupo. El grupo que cree aparecerá después del grupo que seleccione. Haga clic en el botón Nueva pestaña o Nuevo grupo. Su programa de Office crea una nueva pestaña o grupo llamado "Nueva pestaña (personalizada)" o "Nuevo grupo (personalizado)". Si creó una pestaña, Office también crea un nuevo grupo dentro de su nueva pestaña. Haga clic en el botón Cambiar nombre para asignar un nombre a la pestaña, grupo o ambos. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre, ingrese un nombre descriptivo y haga clic en Aceptar. Si nombra un grupo, el cuadro de diálogo Cambiar nombre le brinda la oportunidad de seleccionar un icono para ayudar a identificar el grupo. Agregue grupos, comandos o ambos a su pestaña o grupo recién creado.

Cómo restablecer las personalizaciones de la cinta de opciones

Si hace un hash de la cinta de opciones, no todo se pierde porque puede restaurar la configuración original. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en el botón Restablecer y elija uno de estos comandos en la lista desplegable:

  • Restablecer solo la pestaña de la cinta seleccionada: seleccione un nombre de pestaña en el lado derecho del cuadro de diálogo Opciones y elija este comando para restaurar una pestaña a su estado original. Restablecer todas las personalizaciones: elija este comando para restaurar la cinta de opciones en su totalidad. Todos los cambios que realizó se invierten.

También puede eliminar pestañas y grupos que creó si descubre que no los necesita.

  1. Software Microsoft Office Cómo crear gráficos en Office 365

Por Peter Weverka

Los fanáticos de los cuadros y gráficos se alegrarán de saber que colocar un cuadro en un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una diapositiva de PowerPoint, todo disponible como parte de Microsoft Office 365, es bastante fácil. Antes de entrar en detalles, estos son los pasos básicos que todos deben saber para crear un gráfico en Word, Excel y PowerPoint:

  1.  Vaya a la pestaña Insertar.  Si está trabajando en Microsoft Excel, seleccione los datos que usará para generar el gráfico (en Word y PowerPoint, vaya al Paso 3). En Excel, selecciona los datos en una hoja de trabajo antes de crear el gráfico, pero en Word y PowerPoint, ingresa los datos para el gráfico después de crear el gráfico.  Seleccione el tipo de gráfico que desea. La forma en que seleccione un tipo de gráfico depende del programa en el que esté trabajando: Excel: en la pestaña Insertar, abra la lista desplegable en uno de los botones del grupo Gráficos (Columna, Barra, etc.) y seleccione un tipo de gráfico; o haga clic en el botón Gráficos recomendados o en el botón del grupo Gráficos para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico y seleccionar un gráfico allí. Como se muestra, el cuadro de diálogo Insertar gráfico muestra todos los tipos de gráficos que puede crear. Vaya a la pestaña Gráficos recomendados para ver qué gráficos recomienda Excel.  Word y PowerPoint: haga clic en el botón Gráfico. Verá el cuadro de diálogo Insertar gráfico que se muestra. Seleccione un tipo de gráfico, seleccione una variación y haga clic en Aceptar. Se abre una cuadrícula de datos en su pantalla. (En PowerPoint, también puede hacer clic en el icono Gráfico en un marco de marcador de posición para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico).  En Word y PowerPoint, reemplace los datos de muestra en la cuadrícula de datos con los datos que necesita para generar su gráfico. Después de terminar de ingresar los datos, haga clic en el botón Cerrar en la cuadrícula de datos.  Modifique su cuadro, si lo desea. Las pestañas y botones de Herramientas de gráfico a la derecha del gráfico ofrecen comandos para hacer que un gráfico se vea exactamente así.
opciones de gráfico

Haga clic en el botón Reciente en el cuadro de diálogo Insertar gráfico para ver todos los gráficos que examinó en su búsqueda del gráfico correcto.

¿Y si decides eliminar el gráfico que creaste? Haga clic en su perímetro para seleccionarlo y luego presione la tecla Eliminar.

Cómo elegir el gráfico correcto

Si eres fanático de los gráficos, la gran selección de gráficos puede hacerte sentir como un niño en una tienda de golosinas, pero si los gráficos no son tu fuerte, la riqueza de los gráficos que puedes elegir puede ser desalentador. Puede elegir entre gráficos en 17 categorías. ¿Qué tabla es la mejor? La regla de oro para elegir un tipo de gráfico es elegir el que presente la información de la manera más brillante posible. El propósito de un gráfico es comparar información en diferentes categorías. Seleccione un cuadro que dibuje la comparación para que otros puedan hacer comparaciones claramente. La tabla describe los 17 tipos de gráficos y explica brevemente cuándo usar cada tipo de gráfico.

Cómo proporcionar los datos sin procesar para su gráfico

Cada gráfico se construye a partir de datos sin procesar: los números y las etiquetas que selecciona en una hoja de cálculo de Excel (en Excel) o ingresa en la cuadrícula de datos (en Word y PowerPoint). Si está operando en Word o PowerPoint, verá, en la cuadrícula de datos, datos de muestra en un rango de datos, como se muestra. La información dentro del rango de datos se utiliza para generar el gráfico. Puede saber dónde comienza y termina el rango de datos porque está encerrado en un borde azul. Su trabajo es reemplazar los datos de muestra en el rango de datos con datos propios. A medida que ingresa sus datos, el gráfico en su diapositiva o página toma forma.

ingresar datos en la cuadrícula de datos

A medida que ingresa números y etiquetas en la cuadrícula de datos, observe cómo se forma su gráfico. Estos son los conceptos básicos para ingresar datos en la cuadrícula de datos:

  • Introducir los datos en una celda: una celda es el cuadro en una cuadrícula de datos donde se cruzan una columna y una fila; Cada celda puede contener un elemento de datos. Para ingresar datos en una celda, haga clic en la celda y comience a escribir. Cuando haya terminado, presione Entrar, presione Tab o haga clic en una celda diferente. Eliminar los datos en una celda: para eliminar los datos en una celda, incluidos los datos de muestra, haga clic en la celda y presione Eliminar. Mostrar los números: cuando un número es demasiado grande para caber en una celda, el número se muestra en notación científica (puede hacer doble clic en el número para agrandar la celda en la que se encuentra). No se preocupe: el número aún se registra y se utiliza para generar su gráfico. Puede mostrar números grandes ampliando las columnas en las que se encuentran los números. Mueva el puntero entre las letras de columna (A, B, etc. en la parte superior de la hoja de trabajo) y cuando vea la flecha de dos puntas, haga clic y arrastre hacia la derecha. Cambio del tamaño del rango de datos: para encerrar más o menos celdas en el rango de datos, mueva el puntero a la esquina inferior derecha del rango de datos, y cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, haga clic y arrastre para que el cuadro azul encierra solo los datos que desea para su gráfico.

La cuadrícula de datos ofrece el botón Editar datos en Microsoft Excel en caso de que desee ingresar datos para su gráfico en Excel. Haga clic en este botón e ingrese datos en Excel si se siente cómodo trabajando allí.

En Word y PowerPoint, haga clic en el botón Editar datos en la pestaña Diseño de (Herramientas de gráficos) en cualquier momento para abrir la cuadrícula de datos y manipular los números y datos a partir de los cuales se genera su gráfico.

Cómo colocar su gráfico en un libro de trabajo, página o diapositiva

Para cambiar la posición de un gráfico, haga clic para seleccionarlo, haga clic en su perímetro y, cuando vea la flecha de cuatro puntas, comience a arrastrar. De lo contrario, siga estas instrucciones para aterrizar su gráfico donde desea que esté:

  • Excel: para mover su gráfico a una hoja de trabajo diferente o crear una nueva hoja de trabajo para mantener su gráfico, vaya a la pestaña Diseño (Herramientas de gráfico) y haga clic en el botón Mover gráfico. Verá el cuadro de diálogo Mover gráfico. Para mover su gráfico a una hoja de trabajo diferente, haga clic en el botón de opción Objeto en, elija la hoja de trabajo en la lista desplegable y haga clic en Aceptar. Para crear una nueva hoja de trabajo para un gráfico, haga clic en el botón de opción Nueva hoja, ingrese un nombre para la nueva hoja de trabajo y haga clic en Aceptar. Word: comenzando en la vista Diseño de impresión, seleccione su gráfico y en la pestaña Diseño o Formato de (Herramientas de gráfico), haga clic en el botón Posición (es posible que primero deba hacer clic en el botón Organizar, según el tamaño de su pantalla). Verá una lista desplegable con opciones de ajuste de texto. Elija la opción que describe cómo desea que se comporte el texto circundante cuando se bloquea en su gráfico.

También puede colocar un gráfico seleccionándolo, haciendo clic en el botón Opciones de diseño y eligiendo una opción en el menú desplegable Opciones de diseño. El botón Opciones de diseño aparece a la derecha de un gráfico después de seleccionar un gráfico.

  • PowerPoint: seleccione el gráfico y arrástrelo en la diapositiva a la posición correcta.
  1. Software Microsoft Office Cómo cambiar la apariencia de un gráfico en Office 365

Por Peter Weverka

Office presenta muchas formas diferentes de refinar un gráfico. Como se muestra, puede hacer clic en uno de los tres botones (Elementos de gráfico, Estilos de gráfico o Filtros de gráfico) que aparecen al lado de un gráfico cuando lo selecciona. También puede ir a la pestaña Diseño de (Herramientas de gráficos) y a la pestaña Formato de (Herramientas de gráficos). Sus oportunidades para jugar con un gráfico son muchas.

cambio de gráficos en Office

Estas páginas explican cómo cambiar la apariencia y el diseño de un gráfico en los programas Microsoft Off 365, comenzando con el cambio más grande que puede hacer: intercambiar un tipo de gráfico por otro.

Cómo cambiar el tipo de gráfico

La mejor forma de revisar un gráfico es deshacerse de él en favor de un tipo de gráfico diferente. Afortunadamente para ti, Office simplifica esta tarea en Microsoft Excel, Word y PowerPoint. Siga estos pasos para cambiar una calabaza en un carro o un gráfico existente en un tipo diferente de gráfico:

  1.  Haga clic en su gráfico para seleccionarlo.  En la pestaña Diseño de (Herramientas de gráficos), haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico o haga clic con el botón derecho en su gráfico y elija Cambiar tipo de gráfico en el menú contextual. Aparece el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico. ¿Te parece familiar? Este es el mismo cuadro de diálogo que utilizó para crear su gráfico en primer lugar.  Seleccione un nuevo tipo de gráfico y haga clic en Aceptar. No todos los tipos de gráficos se pueden convertir con éxito a otros tipos de gráficos. Es posible que hayas creado un monstruo, en cuyo caso vuelve al Paso 1 y comienza de nuevo o haz clic en el botón Deshacer.

Cómo cambiar el tamaño y la forma de un gráfico

Para hacer un gráfico más alto o más ancho, siga estas instrucciones:

  • Haga clic en el perímetro del gráfico para seleccionarlo y luego arrastre un controlador en el costado para hacerlo más ancho, o un controlador en la parte superior o inferior para hacerlo más alto. Vaya a la pestaña Formato (Herramientas de gráfico) e ingrese las medidas en los cuadros Altura y Ancho. Puede encontrar estos cuadros en el grupo Tamaño (puede que tenga que hacer clic en el botón Tamaño para verlos, según el tamaño de su pantalla).

Cómo elegir una nueva apariencia para su gráfico

Seleccione su gráfico y experimente con estas diferentes formas de cambiar su aspecto:

  • Seleccione un estilo de gráfico: en la pestaña Diseño (Herramientas de gráfico), elija una opción en la galería Estilos de gráfico. O haga clic en el botón Estilos de gráfico y seleccione un estilo en el menú desplegable. Estas opciones de galería son bastante sofisticadas. Te costará mucho diseñar estos cuadros por tu cuenta. Cambiar el esquema de color: en la pestaña Diseño (Herramientas de gráficos), haga clic en el botón Cambiar colores y seleccione un color en la lista desplegable. O haga clic en el botón Estilos de gráfico y seleccione un color en el menú desplegable.

Si su archivo incluye más de un gráfico, haga que los gráficos sean coherentes entre sí. Déles una apariencia similar para que su archivo no se convierta en un desfile gráfico. Puede hacer que los gráficos sean coherentes entre sí eligiendo opciones similares para los gráficos en la galería Estilos de gráficos.

Cómo cambiar el diseño de un gráfico

Los gráficos están compuestos de diferentes elementos: la leyenda, las etiquetas y los títulos. La siguiente figura identifica los elementos del gráfico. Donde aparecen estos elementos depende de usted. Si incluirlos también depende de usted. Puede, por ejemplo, colocar la leyenda en el lado derecho de su gráfico o ir sin una leyenda. Al elegir qué elementos incluir y dónde colocar los elementos, crea un diseño para su gráfico.

elementos de diseño de un gráfico de Office

Seleccione su gráfico y experimente con estas técnicas para decidir un diseño:

  • En la pestaña Diseño (Herramientas de gráficos), haga clic en el botón Diseño rápido y seleccione una opción en la galería. En la pestaña Diseño de (Herramientas de gráficos), haga clic en el botón Agregar elemento de gráfico. Luego, elija un elemento en la lista desplegable y, en el submenú, elija si desea colocar el elemento (la opción Ninguno) o dónde colocarlo. Haga clic en el botón Elementos del gráfico, elija un elemento en el menú desplegable y elija si desea colocarlo (la opción Ninguno) o dónde colocarlo. La siguiente figura, por ejemplo, muestra cómo elegir dónde colocar la leyenda.
elementos de la carta

Pase el puntero sobre las opciones en los menús de Elementos de gráfico y mire su gráfico. Puede ver de inmediato qué hace cada opción en su gráfico.

Para eliminar nombres de series o categorías de un gráfico, haga clic en el botón Filtros de gráfico y, en el menú desplegable, anule la selección de un botón de opción de columna o fila.

Cómo manejar las líneas de cuadrícula

Las líneas de cuadrícula son líneas que cruzan un gráfico e indican medidas de valor. La mayoría de los gráficos incluyen líneas de cuadrícula principales para mostrar dónde las barras o columnas se encuentran o superan una unidad de medida principal, y también puede incluir líneas de cuadrícula menores y más débiles que marcan mediciones menos significativas.

Use estas técnicas para manejar líneas de cuadrícula:

  • En la pestaña Diseño (Herramientas de gráfico), haga clic en el botón Agregar elemento de gráfico, elija Cuadrículas en la lista desplegable y seleccione o anule la selección de una opción en el submenú. Haga clic en el botón Elementos del gráfico, elija Cuadrículas y seleccione o anule la selección de una casilla de verificación en el submenú, como se muestra.
Botón Elementos de gráfico

Anular la selección de todas las opciones de cuadrícula elimina las líneas de cuadrícula de un gráfico. Elija Más opciones en el submenú para abrir el panel de tareas Formatear líneas de cuadrícula principales, donde puede cambiar el color de las líneas de cuadrícula, hacer que las líneas de cuadrícula sean semitransparentes y hacerlas más anchas o más estrechas.

Las líneas de cuadrícula son esenciales para ayudar a leer gráficos, pero tenga mucho cuidado al mostrar líneas de cuadrícula menores en los gráficos. Estas líneas pueden hacer que su gráfico sea ilegible. Pueden convertir un gráfico perfectamente bueno en un llamativo traje a rayas.

Cómo cambiar el color, la fuente u otro elemento de un gráfico

La pestaña Formato de (Herramientas de gráficos) es el lugar al que debe ir para cambiar el color, el ancho de línea, la fuente o el tamaño de fuente de un elemento del gráfico. Vaya a la pestaña Formato de (Herramientas de gráfico), por ejemplo, para cambiar el color de las barras en un gráfico de barras, el color del texto o el color de fondo del gráfico.

Siga estos pasos básicos para cambiar un color, ancho de línea, fuente o tamaño de fuente en parte de un gráfico:

  1.  Vaya a la pestaña Formato (Herramientas de gráfico).  En la lista desplegable Elementos del gráfico, seleccione el elemento del gráfico que necesita un estiramiento facial. Puede encontrar esta lista en la esquina superior izquierda de la pantalla, como se muestra.  Haga clic en el botón Selección de formato. Se abre el panel de tareas Formato.  Formatee el elemento del gráfico que seleccionó. En el panel de tareas Formato, puede encontrar todas las herramientas que necesita para cambiar el color, el contorno y el tamaño de un elemento del gráfico.
Lista desplegable de elementos del gráfico

Si sus experimentos con el retoque de un gráfico salen mal y desea comenzar de nuevo, haga clic en el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo en la pestaña (Herramientas del gráfico) Formato.

  1. Software Microsoft Office Cómo colaborar en SharePoint desde Office 365

Por Peter Weverka

SharePoint es la plataforma de colaboración en equipo basada en la web de Microsoft. Las empresas emplean SharePoint Online para almacenar documentos, administrar proyectos y permitir que los compañeros de trabajo colaboren entre sí.

SharePoint Online no es necesariamente omnipresente (presente o se encuentra en todas partes), pero trata de serlo. Los sitios de SharePoint Online están diseñados para ser accesibles desde cualquier lugar: desde una computadora de escritorio, una computadora portátil, una tableta o un teléfono inteligente. No importa el dispositivo que use, se supone que el contenido debe ser accesible y fácil de usar.

Este artículo presenta SharePoint Online, le indica cómo orientarse en un sitio de grupo, cargar y trabajar con archivos en bibliotecas de documentos, compartir archivos con compañeros de trabajo, sincronizar archivos y actualizar su perfil de Office 365.

Presentando sitios de equipo

Un sitio de grupo de SharePoint es un espacio de trabajo colaborativo donde los colegas pueden trabajar en los mismos archivos, rastrear proyectos e interactuar entre ellos.

La figura muestra un sitio de grupo de SharePoint Online típico en la ventana de Office 365. Estos sitios pueden verse diferentes dependiendo de cómo los configuren los administradores del sitio, pero tienen las mismas herramientas en común. Un sitio de grupo proporciona los medios para abrir aplicaciones de Office 365, cargar y descargar archivos y colaborar con compañeros de trabajo. Estas páginas explican cómo iniciar sesión en un sitio de grupo y orientarse en la pantalla.

Sitio de grupo de SharePoint Online

Iniciar sesión en un sitio de grupo

Necesita una contraseña y una dirección de red para iniciar sesión en un sitio de grupo de SharePoint. Es probable que obtenga estos elementos del administrador de su amigable sistema de vecindario. Siga estos pasos para iniciar sesión en un sitio de grupo de SharePoint:

  1.  Abra un navegador web y navegue al sitio del equipo de su organización. El aspecto de la dirección web de su sitio de grupo depende de si su empresa usa su propio nombre de dominio (como company.com) o el formato de nombre predeterminado de Office 365 (que se parece a yourcompany.sharepoint.com).  Si se le solicitan las credenciales, ingrese su nombre de usuario, ingrese su contraseña y haga clic en Aceptar. Lo que suceda a continuación depende de cómo se vea su entorno local (local) y cómo configuró SharePoint el administrador. Puede ingresar al sitio del equipo sin tener que ingresar su nombre de usuario y contraseña.

Encontrar el camino en un sitio de grupo de SharePoint Online

Consulte la figura anterior mientras recorre un sitio de equipo típico de Sharepoint:

  • Lanzador de aplicaciones: para iniciar aplicaciones web de Office 365. Debido a su apariencia, a veces se le llama menú de gofres. Notificaciones: para recibir alertas administrativas y definidas por el usuario. Configuración: para cambiar la configuración del usuario. Las opciones que obtenga dependen de su nivel de privilegio. Menú de usuario: para iniciar sesión, cerrar sesión y ver su perfil. Búsqueda en el sitio: para buscar contenido en el sitio. Panel de navegación: para acceder a contenido popular en el sitio del grupo. Por lo general, un administrador del sitio determina lo que aparece en el panel de navegación. Listas: para enumerar las tareas que deben realizarse, incluidos los elementos de trabajo del proyecto y los elementos de "tareas pendientes" de uso general. SharePoint ofrece plantillas preconstruidas para diferentes tipos de listas, muchas de las cuales le permiten asignar elementos de lista a usuarios específicos de SharePoint. Bibliotecas de documentos: para alojar archivos que usted y otros miembros del equipo pueden abrir y trabajar.

Un sitio de SharePoint es un sitio web como cualquier otro. Puede crear marcadores en su navegador a los lugares de SharePoint que visita con frecuencia.

Cómo trabajar con bibliotecas de documentos

La biblioteca de documentos es el repositorio de datos fundamental en un sitio de SharePoint. No dejes que el documento de Word te engañe. Puede almacenar cualquier tipo de archivo en una biblioteca de documentos.

Utilice la biblioteca de documentos para almacenar archivos con el fin de colaborar. Estas páginas explican cómo abrir archivos en la biblioteca de documentos, cargar archivos, coeditar archivos y compartir archivos.

Abrir un archivo en una biblioteca de documentos

Siga estos pasos para ubicar y abrir un archivo:

  1.  Use la barra de navegación para buscar y seleccionar el archivo que desea abrir. El administrador puede haber colocado un acceso directo a la biblioteca de documentos en la página de inicio del sitio del equipo o en otro lugar del sitio.  Haga clic en el botón Abrir (los tres puntos) al lado del nombre del archivo que desea abrir. Aparece una ventana emergente, como se muestra. Le muestra una vista previa del archivo para que pueda asegurarse de abrir el correcto.  Haga clic en el botón Más acciones (tres puntos, nuevamente). La figura muestra dónde se encuentra el botón Más acciones. Aparece un menú emergente con todas las acciones posibles que puede realizar con el archivo, como se muestra.  Abre el archivo. Puede abrir el archivo en una aplicación de escritorio de Office o una aplicación web de Office:
  • Aplicación de escritorio de Office: elija la primera opción en el menú emergente. Por ejemplo, si se trata de un documento de Word, elija Abrir en Word. El archivo se descarga en su computadora para que pueda trabajar allí. Los cambios que realice en el archivo en su computadora se cargan automáticamente en la copia almacenada en SharePoint. Office Web App: elija la segunda opción en el menú emergente, la opción con la palabra en línea en su nombre. Se abre una aplicación web para que pueda editar el archivo.
Biblioteca de documentos de SharePoint

Aquí hay un acceso directo: para abrir un archivo en una aplicación web de Office, simplemente haga clic en su nombre en una biblioteca de documentos.

Cómo trabajar con compañeros de trabajo en el mismo archivo

A veces, cuando intentas abrir un archivo, no puedes hacerlo porque alguien llegó primero. Los administradores deciden si más de una persona puede editar un archivo al mismo tiempo.

Si un archivo permite más de un editor, siga estos pasos para abrir un archivo que se está editando actualmente y hacer sus propias contribuciones:

  1.  Abra un archivo en la biblioteca de documentos. El tema anterior de este capítulo explica cómo abrir un archivo. La siguiente figura muestra un archivo de Word abierto en la aplicación web de Word.  Busque indicaciones de que el archivo está siendo editado por un colega. Como se muestra, la aplicación web de Word le dice el nombre (o nombres) de otras personas que trabajan en el archivo. Si observa detenidamente, también puede ver la ubicación del cursor de otros editores. SharePoint está perfectamente bien permitiendo que varias personas colaboren en el mismo archivo.  Realice sus cambios editoriales en el archivo.  Cuando termine de editar, haga clic en el botón Atrás del navegador web o en el Iniciador de aplicación de Office 365 para regresar al sitio del grupo. No se preocupe por guardar los cambios en un archivo. Office 365 guarda sus cambios automáticamente.
Coedición en SharePoint Online

Cómo subir archivos a una biblioteca de documentos

Siga estos pasos para cargar un archivo desde su computadora a una biblioteca de documentos de SharePoint Online:

  1.  En SharePoint, vaya a la biblioteca de documentos donde desea cargar el archivo.  Haz clic en Cargar. Como se muestra en la siguiente figura, aparece el cuadro de diálogo Agregar un documento. Si no ve el botón Cargar en una biblioteca de documentos, hable con su administrador. Es posible que no tenga permiso para cargar archivos.  En el cuadro de diálogo Agregar un documento, haga clic en el botón Elegir archivos.  En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo que desea cargar y haga clic en Abrir. Puede cargar más de un archivo seleccionando más de uno en el cuadro de diálogo Abrir.  En el cuadro de diálogo Agregar un documento, ingrese los comentarios de la versión, si es necesario. SharePoint se puede configurar para almacenar múltiples versiones del mismo documento. Su administrador puede solicitarle que ingrese comentarios para describir el archivo que carga.  Haga clic en Aceptar. Mientras lo hace, eche un vistazo para ver si el archivo que cargó aparece en la biblioteca de documentos.
subir a la biblioteca de documentos

Para cargar archivos, puede arrastrar uno o más archivos desde una ventana del Explorador de archivos en su computadora y soltarlos en una biblioteca de documentos. ¡Que conveniente!

Cómo compartir archivos con compañeros de trabajo

En la terminología de SharePoint, compartir significa hacer que los compañeros de trabajo conozcan un archivo que pueden editar. Después de compartir un archivo, puede alertar a sus compañeros de trabajo por correo electrónico de que el archivo se ha compartido. A veces, los administradores no permiten que alguien comparta un archivo, pero si puede compartir archivos, siga estos pasos para compartir un archivo con un compañero de trabajo:

  1.  Localice el archivo que desea compartir y haga clic en el botón Abrir. Busque los tres puntos al lado del nombre del archivo para encontrar el botón Abrir. Aparece una ventana emergente.  Haga clic en Compartir en la parte inferior de la ventana emergente. Verá el cuadro de diálogo Compartir, como se muestra. oficina-invitación-colaboración Invitar a un compañero de trabajo a colaborar en un archivo.  Ingrese el nombre de la persona con la que desea compartir el archivo. SharePoint abre una lista desplegable tan pronto como comience a escribir. Puedes elegir un nombre de la lista.  Ingrese un mensaje descriptivo. Puede explicar qué es el archivo y por qué desea compartirlo.  Seleccione o anule la selección de la opción Requerir inicio de sesión. Anule la selección de la opción Requerir inicio de sesión si desea compartir el archivo con personas ajenas a su organización. Para uso comercial normal, seleccione esta opción para asegurarse de que solo los miembros del sitio del grupo puedan ver el archivo.  Seleccione la opción Enviar una invitación por correo electrónico.  Haz clic en el botón Compartir.

La siguiente figura muestra cómo se ve un mensaje compartido para la persona que lo recibe. El destinatario puede hacer clic en el botón Abrir para abrir el archivo y comenzar a trabajar en él.

Invitación de SharePoint para compartir

Una invitación para compartir un archivo.

Cómo ver archivos sin conexión

A veces, su computadora no puede acceder al portal de SharePoint Online. Por ejemplo, imagine que está en un avión y necesita actualizar algunos archivos de trabajo pero no está conectado a SharePoint. Para resolver este problema de acceso a documentos sin conexión, Office 365 nos brinda la oportunidad de sincronizar archivos. La sincronización le permite acceder a archivos basados ​​en SharePoint en su computadora local y no tener que preocuparse por tener una conexión a Internet. Después de volver a conectarse a Internet (después de que aterrice el avión), OneDrive sincroniza los archivos con sus homólogos en línea.

Es importante comprender que OneDrive sincroniza dos copias de cada archivo, una copia almacenada en una biblioteca de documentos de SharePoint Online y la otra copia almacenada localmente en su computadora.

Siga estos pasos para sincronizar archivos de SharePoint con archivos del mismo nombre en OneDrive:

  1.  En SharePoint, ubique la biblioteca de documentos que desea sincronizar con su computadora. No tiene que sincronizar todas las bibliotecas de documentos del sitio del equipo. Sincronice solo los archivos a los que desea poder acceder sin conexión.  Desde el menú de la biblioteca de documentos, haga clic en Sincronizar. La siguiente figura muestra dónde se encuentra el botón Sincronizar. Una notificación emergente le indica que SharePoint está descargando el contenido de la biblioteca de documentos y sincronizándolo con su cliente OneDrive para la Empresa.  Desde el área de notificación de la barra de tareas de Windows 10, haga clic en el icono de OneDrive. Como se muestra, este icono se ve como una nube. Aparece una lista de archivos sincronizados recientemente, en este caso archivos de la biblioteca de documentos.  Desde la ventana de OneDrive, haga clic en Abrir carpeta para ver sus copias de archivos locales. A partir de ahora, puede trabajar en estos archivos localmente o directamente desde SharePoint. OneDrive mantendrá todos los cambios sincronizados automáticamente.
Archivos de SharePoint sin conexión

Profundizando en Office 365

Office 365 ofrece la pantalla Delve para actualizar su perfil y comunicarse mejor con los miembros del equipo. Dependiendo del tamaño de su organización, asegurarse de que su perfil de Office 365 esté actualizado puede ser de gran ayuda. Los compañeros de trabajo pueden mirar su perfil de Office 365 para ver si usted es el adecuado para un proyecto. Pueden mirar su perfil para descubrir cómo encontrarlo. La pantalla Delve es un poco como un portal de redes sociales, ya que ofrece una manera conveniente de comunicarse con su equipo.

Siga estos pasos para profundizar en Office 365:

  1.  En SharePoint Online, abra el menú Usuario y haga clic en Mi perfil. El menú del usuario se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla de Office 365. Se abre la pantalla Delve, como se muestra.  Use los controles en la pantalla Delve para actualizar su perfil e interactuar con colegas. Puede personalizar esta pantalla para hacerse más presentable ante sus compañeros de trabajo.  Haga clic en Actualizar perfil cuando termine de hacer sus cambios.
Pantalla SharePoint Delve