1. Software Software empresarial Quickbooks Cómo instalar QuickBooks 2020 en 10 sencillos pasos

Por Stephen L. Nelson

Si aún no ha instalado QuickBooks 2020, termine de una vez y siga estos diez sencillos pasos:

 1. Encienda la PC.

Encuentre y encienda el interruptor de encendido de la computadora. Dependiendo de la versión de Windows que esté utilizando (Windows 7, 8 o 10), su pantalla puede verse un poco diferente de las cifras aquí. Estoy usando Windows 10, por cierto. (No es que te importe o que importe).

Si está instalando QuickBooks en una computadora con una edición profesional o comercial de Windows, es posible que deba iniciar sesión como administrador o como usuario con derechos de administrador. En los sabores comerciales de los sistemas operativos Windows, las características de seguridad de Windows requieren que un administrador instale el programa QuickBooks.

 2. Descargue el software QuickBooks y luego haga clic en Siguiente.

Probablemente compró QuickBooks directamente desde el sitio web de Intuit. Si es así, después de descargar el software, Windows le solicita que ejecute el Asistente InstallShield (otro programa), que inicia el programa de instalación de QuickBooks. Eventualmente, Windows muestra un pequeño cuadro de mensaje que le dice Bienvenido a QuickBooks Desktop.

Alternativamente, puede haber comprado el programa QuickBooks en algún lugar como una tienda de suministros de oficina. En ese caso, debe abrir el paquete QuickBooks y sacar el CD (que se ve exactamente como los que reproducen música). Luego, inserte el CD en su unidad de CD-ROM. Windows reconoce que ha insertado el CD de QuickBooks, finalmente inicia el programa de instalación de QuickBooks y muestra un pequeño cuadro de mensaje que le dice Bienvenido al escritorio de QuickBooks.

Haga clic en Siguiente en el cuadro de mensaje para comenzar realmente las cosas. (Es posible que deba hacer clic en Siguiente nuevamente).

 3. Indique que acepta el acuerdo de licencia de QuickBooks y luego haga clic en Siguiente.

Después de que se inicia el programa de instalación de QuickBooks, QuickBooks le pregunta si acepta jugar según sus reglas, como se detalla con tedioso detalle en el acuerdo de licencia que se muestra en pantalla. Suponiendo que lo haga, y tiene que aceptar instalar el software, seleccione la casilla de verificación Acepto los términos del Acuerdo de licencia (pero solo porque no tengo otra opción) y luego haga clic en Siguiente.

 4. Proporcione la licencia y los números de producto y luego haga clic en Siguiente.

Cuando aparezca la ventana Licencia y Números de producto, ingrese estos dos bits de información de licencia (deben imprimirse en una etiqueta amarilla en la parte posterior de la funda del CD o en la ventana del recibo de compra si descargó el software) y luego haga clic en Siguiente.

 5. Describa cualquier red que comparta su plan.

Cuando aparezca la ventana Opciones personalizadas y de red, especifique si va a compartir el archivo de datos de QuickBooks en una red. La mayoría de las pequeñas empresas no lo hacen. Si su empresa se encuentra en esta situación, cuando se le pregunte, simplemente indique que usará QuickBooks solo en la computadora en la que está instalando el software.

Sin embargo, puede tener un par de otras opciones, dependiendo de la versión de QuickBooks que instale. Puede instalar QuickBooks en la computadora y hacer que los datos de QuickBooks estén disponibles para otras computadoras en la red, o puede omitir la instalación del software QuickBooks pero almacenar el archivo de datos de QuickBooks en la computadora.

Ventana de opciones personalizadas y de red

 6. Seleccione la ubicación de instalación y luego haga clic en Siguiente.

Cuando aparezca la ventana Actualizar o cambiar ubicación de instalación, haga clic en el botón Siguiente para usar la ubicación de instalación predeterminada de Intuit. (La ubicación de instalación predeterminada está bien para 999 de 1,000 usuarios).

No tiene que elegir la ubicación de instalación sugerida. En su lugar, puede elegir tener el programa QuickBooks y los archivos de datos almacenados en otra ubicación. No hablo de esta opción aquí porque la mayoría de la gente no querrá (y no debería) hacer esta personalización. Además, si usted es alguien que puede personalizar de forma segura la configuración de ubicación de instalación de QuickBooks, no necesita mi ayuda para descubrir cómo funciona este cambio.

Ventana Actualizar o cambiar ubicación de instalación

 7. Comience la instalación haciendo clic en Instalar.

El programa de instalación le dice, por fin, que está listo para comenzar tan pronto como haga clic en Instalar. Haga clic en instalar. El programa comienza a instalar QuickBooks Desktop.

Mientras se ejecuta el programa de instalación, una pequeña barra muestra su progreso.

Si necesita cancelar la instalación en cualquier momento, simplemente haga clic en Cancelar. QuickBooks le advierte que la configuración está incompleta. Esta bien; simplemente inicie la configuración desde cero la próxima vez.

 8. Tómate unos minutos para contemplar el sentido de la vida o toma un trago de agua.

 9. Cuando finalice el programa de instalación, haga clic en Abrir QuickBooks.

Felicidades. Has terminado con la instalación. Tiene un nuevo elemento en el menú Programas y probablemente nuevos accesos directos en su escritorio.

 10. Active QuickBooks.

La primera vez que abre QuickBooks, el programa le indica que active QuickBooks. Esencialmente, la activación significa decirle a QuickBooks quién es usted. Si QuickBooks puede adivinar su identidad utilizando la información de registro de producto anterior que encuentra en su computadora, simplemente le pide que confirme que su suposición es correcta. De lo contrario, debe saltar algunos aros y proporcionar información de identificación adicional.

Probablemente desee registrar QuickBooks antes de comenzar a usarlo.

Si trabaja en una red y desea compartir un archivo QuickBooks almacenado en una computadora con otra computadora en la red, debe instalar QuickBooks en todas las otras computadoras que desea usar para trabajar con el archivo. Nota: Necesita una copia separada de QuickBooks (como la de la versión de cinco paquetes) para cada computadora en la que desea instalar QuickBooks.

Por cierto, ejecutar QuickBooks en una red con varios usuarios de QuickBooks no es súper complicado ni terriblemente complicado. QuickBooks se encarga de las cosas difíciles. Si tiene más de una persona usando QuickBooks, se lo debe a usted (y a su empresa) configurar una red y luego comprar e instalar varias copias de QuickBooks.

  1. Software Software comercial Quickbooks Cómo rastrear el millaje de vehículos en QuickBooks 2020

Por Stephen L. Nelson

QuickBooks proporciona un rastreador de millaje de vehículos comerciales que puede usar para rastrear y contar el millaje comercial. Como ya sabrá, debe conocer tanto sus millas totales como las millas de su negocio para deducir con precisión los gastos del vehículo en su declaración de impuestos. (Si no está seguro de cómo funciona esto, consulte con su asesor fiscal).

Identificando sus vehículos

Por ley, debe realizar un seguimiento de su kilometraje en vehículo. QuickBooks 2020, en consecuencia, proporciona una lista de vehículos. Para agregar elementos a la lista de vehículos, siga estos pasos:

La ventana Lista de vehículos

Registro de millas del vehículo

Después de agregar sus vehículos comerciales a la lista de Vehículos, registra cada viaje utilizando la ventana Ingresar millaje del vehículo. Para hacer esto, siga estos pasos:

La ventana Ingresar millaje del vehículo

Usando los informes del vehículo

Si hace clic en el botón Informes en la parte inferior de la ventana Lista de vehículos, QuickBooks muestra un menú desplegable que enumera cuatro informes de millaje del vehículo: Millaje por resumen del vehículo, Millaje por detalle del vehículo, Millaje por resumen del trabajo y Millaje por detalle del trabajo.

Puede acceder a otro menú de comandos que producen estos mismos informes haciendo clic en el botón Informes de kilometraje que aparece en la parte superior de la ventana Ingresar kilometraje del vehículo.

Para producir un informe de kilometraje del vehículo en particular, elija uno de los informes de cualquiera de estos menús.

Actualización de las tasas de kilometraje del vehículo

Si hace clic en el botón Tasas de millaje en la parte superior de la ventana Ingresar millaje del vehículo, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Tasas de millaje. El cuadro de diálogo Tasas de millaje enumera las tasas de millaje del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y sus fechas de vigencia. Puede ingresar una nueva tarifa de millas haciendo clic en la siguiente fila abierta del programa de tarifas de millas y luego ingresando la fecha efectiva en la columna Fecha efectiva y la tarifa estándar en la columna Tarifa. Puede encontrar la tasa de millaje comercial del año actual en el sitio web del IRS.

El cuadro de diálogo Tasas de kilometraje

Nota: En 2019, la tasa de millaje estándar equivalía a 58 centavos por milla, pero el IRS generalmente actualiza esta cifra una vez y, a veces, dos veces al año. Por lo tanto, desea verificar la tasa actual cuando realiza sus cálculos. En otras palabras, no use una de las tarifas de millaje estándar antiguas y desactualizadas. Por favor.

  1. Software Software comercial Quickbooks Cómo configurar una lista de activos fijos en QuickBooks 2020

Por Stephen L. Nelson

Si su negocio posee muchas cosas con un valor duradero, usted o su contador deben realizar un seguimiento de los artículos. Si necesita realizar un seguimiento de los elementos, puede hacerlo utilizando la lista de activos fijos en QuickBooks 2020.

Agregar elementos a la lista de activos fijos

Para agregar un mueble, un poco de equipo o maquinaria u otro elemento de valor duradero a la lista de activos fijos, siga estos pasos:

Ventana de lista de elementos de activos fijos

Agregar elementos de activos fijos sobre la marcha

Puede agregar elementos a la lista de activos fijos, como se describe en los párrafos anteriores. Alternativamente, puede agregar un artículo a la lista de Activos fijos cuando registra la factura que registra la factura del proveedor del activo o cuando registra el cheque que paga la factura del proveedor del activo.

Así es como funciona: si le dijo a QuickBooks que desea mantener una lista de activos fijos, QuickBooks le solicita que agregue un elemento de activo fijo cuando categoriza o debita una cuenta de activo fijo mientras ingresa una factura o registra un cheque.

Para recopilar la información necesaria para configurar el elemento de activo fijo, QuickBooks muestra la misma ventana Nuevo elemento. Los pasos para completar la ventana Nuevo elemento también funcionan al agregar elementos de activos fijos sobre la marcha.

Edición de elementos en la lista de activos fijos

Para editar un elemento de activo fijo, digamos que cometió un error al ingresar un poco de información, siga estos pasos:

La ventana Editar elemento

QuickBooks no realiza ninguna contabilidad con la información de compra y / o venta que se muestra en las ventanas Nuevo artículo y Editar artículo. No agrega un activo al balance porque, por ejemplo, configura un elemento de activo fijo. Y QuickBooks no calculará la ganancia o pérdida en la disposición del activo porque ingresa información de ventas. Debe hacerlo usted mismo, o que su contador lo haga, utilizando transacciones estándar de QuickBooks o entradas de diario tradicionales.

  1. Software Software comercial Quickbooks Cómo compartir archivos QuickBooks 2020

Por Stephen L. Nelson

Bien, aquí hay una buena oferta: dentro de QuickBooks, puede configurar permisos de usuario, que le permiten especificar quién tiene acceso a qué áreas de sus archivos de QuickBooks. De hecho, también puede trabajar con su archivo QuickBooks en una red y en un entorno de múltiples usuarios mediante el uso de una potente función llamada bloqueo de registros.

Si trabaja en una red y necesita usar o simplemente desea conocer las funciones de red de QuickBooks, lea este artículo. Si eres el único que usa QuickBooks, puedes omitir este artículo.

Compartir un archivo de QuickBooks en una red

Dos características importantes potencian la capacidad de red multiusuario de QuickBooks: permisos de usuario y bloqueo de registros. La función de permisos de usuario brinda a múltiples usuarios de un archivo QuickBooks configuraciones de permisos únicas para acceder a diferentes áreas de QuickBooks. El bloqueo de registros, la segunda característica, permite que más de una persona inicie sesión y trabaje simultáneamente con un archivo QuickBooks.

Permisos de usuario

QuickBooks le permite establecer permisos de usuario para que pueda otorgar a diferentes usuarios de QuickBooks diferentes privilegios. Jane Owner puede hacer lo que quiera porque, metafóricamente hablando, es Da Man. Sin embargo, Joe Clerk puede ingresar solo facturas. Joe, un empleado humilde de juicio y discreción quizás dudosos, puede no tener la capacidad de ver el estado de pérdidas y ganancias de la compañía, imprimir cheques o registrar los pagos de los clientes. Esta idea tiene sentido a nivel práctico, ¿verdad? En una situación en la que un grupo de personas accede al archivo QuickBooks, debe asegurarse de que la información confidencial permanezca confidencial.

También debe asegurarse de que las personas no puedan corromper intencionalmente o no sus registros financieros. No desea que alguien ingrese datos incorrectos (tal vez porque se topa con alguna área del programa QuickBooks donde no tiene negocios). Y no desea que alguien registre transacciones de manera fraudulenta, como cheques falsos, para que pueda ir en efectivo.

Creo que si reflexiona sobre estas cosas de permisos de usuario, se dará cuenta de que "¡Oye, sí, eso tiene sentido!", Así que no voy a hablar mucho más sobre eso. Permítanme concluir lanzando un par de observaciones generales sobre cómo decidir qué permisos de usuario son apropiados:

  • Confidencialidad de los datos: este problema probablemente tenga más que ver con su filosofía de gestión. Cuanto más abierto seas con respecto a las cosas, menos probable es que tengas que preocuparte de que la gente espíe por cosas. Sin embargo, quiero señalar que la nómina siempre es un tema delicado. Si todos saben lo que se les paga a todos, se producen algunas discusiones interesantes, pero eso ya lo sabían. Corrupción de datos: con respecto a la corrupción de datos, debe saber que las personas generalmente aplican dos reglas generales: No les dé a las personas acceso a herramientas que no saben cómo usar. Eso solo es pedir problemas. Asegúrese de que ninguna persona pueda jugar sin supervisión en alguna área del sistema de contabilidad, especialmente si esa persona registra o maneja efectivo.

Si es posible, emplee un sistema de amigos en el que las personas hagan cosas juntas para que las personas siempre verifiquen el trabajo de otras personas, incluso de manera indirecta. Tal vez Joe registre una factura, pero Jane siempre corta el cheque para pagar la factura. Tal vez Raúl registra las facturas de los clientes, pero Chang las envía. Tal vez Saúl registra los recibos de efectivo, pero Beth los deposita. Ves el patrón, ¿verdad? Si dos personas lidian con un evento económico en particular, nuevamente, especialmente uno que involucra efectivo, es una muy buena idea para Joe y Jane, Raul y Chang, y Saul y Beth mirar por encima del hombro del otro.

Registro de bloqueo

La forma más fácil de entender el bloqueo de registros es compararlo con la otra variedad de bloqueos: el bloqueo de archivos. La mayoría de los otros programas usan bloqueo de archivos. El bloqueo de archivos significa que si una persona en la red tiene, por ejemplo, un documento de procesamiento de texto abierto, nadie más en la red puede abrir y editar ese documento. Otros pueden abrir una copia del documento que pueden guardar en sus computadoras, pero no pueden editar el documento original. El sistema operativo bloquea el documento original (el archivo) para que solo una persona pueda jugar con el archivo a la vez. Este bloqueo garantiza la integridad de los datos y los cambios que las personas realizan en los datos. (Si este negocio sobre garantizar la integridad parece extraño, piense en la dificultad de asegurarse de que los cambios de ambas personas terminen en un documento de procesamiento de texto que ambas personas están editando simultáneamente).

El bloqueo de registros funciona de manera diferente. Con el bloqueo de registros, más de una persona en la red puede abrir y editar el mismo archivo a la vez, pero solo una persona puede trabajar con un registro específico.

Un registro es parte de un archivo. En un archivo de facturas que debe a los proveedores, por ejemplo, el archivo es la colección completa de facturas. Las facturas individuales son registros dentro del archivo, y más de una persona puede abrir el archivo de facturas. Sin embargo, las facturas individuales, los registros individuales que componen el archivo, se bloquean cuando una persona toma un registro.

Esta información puede parecer demasiada confusión, pero diferenciar entre archivos y los registros dentro de un archivo es lo que hace posible compartir archivos. En QuickBooks, por ejemplo, si Jane ingresa una factura para Alpha Company en un archivo, Joe puede editar una factura para Beta Corporation porque las dos facturas son registros diferentes. Sin embargo, debido al bloqueo de registros, Jane no puede perder el tiempo con el proyecto de ley Beta Corporation que Joe está editando. Y Joe, una vez más, debido al bloqueo de registros, no puede jugar con la factura de Alpha Company que Jane está ingresando.

Reformulado de manera más general, no hay dos personas que puedan editar el mismo registro en un archivo al mismo tiempo. El bloqueo de registros permite a los empleados usar un archivo en un entorno multiusuario porque permite que más de una persona trabaje con un archivo.

Instalación de QuickBooks para uso en red

Para instalar QuickBooks para uso en red, primero debe instalar QuickBooks en todas las computadoras de la red que necesiten acceder y trabajar con el archivo QuickBooks. Esta tarea no es complicada. No necesita instalar QuickBooks de ninguna manera elegante para poder compartir archivos de QuickBooks.

Debe comprar una copia de QuickBooks para cada computadora que vaya a ejecutar el programa. Si tiene tres computadoras en las que desea usar QuickBooks, debe comprar tres copias de QuickBooks. O puede comprar una versión especial de licencia de múltiples puestos de QuickBooks. Si intenta instalar una sola copia de QuickBooks (con un solo código de clave) en varias computadoras, QuickBooks no permitirá que dos computadoras que usan el mismo código de clave compartan un archivo en modo multiusuario.

Cuando crea el archivo que desea compartir, debe asegurarse de almacenar el archivo en una ubicación donde los otros usuarios de QuickBooks puedan acceder a él. Es decir, es posible que deba almacenar el archivo en un servidor. También puede almacenar el archivo en una computadora cliente siempre que designe permisos de uso compartido para la carpeta o la unidad en la que guarda el archivo QuickBooks.

Otra cosa importante: quien crea el archivo QuickBooks se convierte automáticamente en el administrador del archivo. El administrador de archivos tiene acceso a todas las áreas del archivo y configura los otros usuarios del archivo, por lo que no querrá que cualquiera configure el archivo QuickBooks. Tanto el dueño del negocio como el jefe de contabilidad están bien preparados para este trabajo. En cualquier caso, la persona que configura el archivo debe ser un habitual de confianza en la oficina que sea fácil de contactar para cualquier pregunta o problema que surja. Además, esta persona probablemente debería tener una sólida formación en contabilidad. Vea la siguiente sección para más detalles.

Establecer permisos de usuario

Puede decirle a QuickBooks quién más usará el archivo y establecerá permisos para estas otras personas durante la Configuración de QuickBooks o más tarde.

Permisos de usuario en soluciones empresariales

Para establecer permisos en Enterprise Solutions, siga estos pasos:

 1. Indique a QuickBooks que desea establecer permisos de usuario.

Elija el comando Compañía → Usuarios → Configurar usuarios y roles. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Usuarios y roles (no se muestra).

 2. Indique que desea configurar un nuevo usuario.

Haga clic en el botón Nuevo para que QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Nuevo usuario (no mostrado) que enumera una variedad de funciones de contabilidad que un usuario de QuickBooks podría cumplir. Estos roles le dan al usuario la capacidad de realizar tareas contables apropiadas con el programa QuickBooks. El cuadro Descripción en la parte inferior del cuadro de diálogo resume las tareas que se espera que alguien en un rol determinado realice.

 3. Seleccione la función que mejor se adapte al usuario que está describiendo y luego haga clic en Agregar.

Los propietarios, por cierto, deben tener el rol de Acceso total para que puedan hacer lo que quieran. Tenga en cuenta que puede asignar a un usuario más de un rol.

Si desea cambiar los permisos de un usuario existente, seleccione el usuario en la pestaña Lista de usuarios y luego haga clic en el botón Editar. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Editar usuario (no en la imagen), que se parece al cuadro de diálogo Nuevo usuario y le permite cambiar el rol o roles de un usuario.

 4. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Usuarios y roles.

Puede revisar los permisos (básicamente, la lista de capacidades que permite QuickBooks) para una persona en particular o un rol predefinido. Para ver los permisos que tiene un usuario, seleccione la pestaña Lista de usuarios del cuadro de diálogo Usuarios y roles, haga clic en el botón Ver permisos, seleccione el usuario en el cuadro de lista y luego haga clic en el botón Mostrar. QuickBooks muestra un cuadro de diálogo grande que identifica específicamente lo que el usuario puede hacer. Para ver los permisos que tiene un rol en particular, seleccione la pestaña Lista de roles del cuadro de diálogo Usuarios y roles, haga clic en el botón Ver permisos, seleccione el rol y luego haga clic en el botón Mostrar.

Permisos de usuario en QuickBooks Pro y Premier

Para establecer permisos en QuickBooks Pro o QuickBooks Premier, siga estos pasos:

 1. Elija la compañía → Configurar usuarios y contraseñas → Comando Configurar usuarios.

 QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Lista de usuarios (consulte la figura).

Cuadro de diálogo Lista de usuarios

 2. Haga clic en el botón Agregar usuario.

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, que utiliza para agregar nuevos usuarios y especificar contraseñas.

Cuadro de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso

 3. Escriba un nombre de usuario y contraseña de la persona adicional a la que desea poder usar el archivo QuickBooks; luego escriba la contraseña nuevamente en el cuadro de texto Confirmar contraseña.

Volver a ingresar la contraseña confirma que la ingresó correctamente la primera vez.

Desde este punto, cuando alguien abre el archivo QuickBooks, QuickBooks solicita un nombre de usuario y contraseña. Por lo tanto, para que otra persona acceda al archivo QuickBooks, debe ingresar el nombre de usuario y la contraseña que configuró.

 4. Especifique el acceso del usuario.

QuickBooks muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea que la persona tenga acceso a todas las áreas del archivo QuickBooks o solo a algunas áreas.

Si especifica que desea dar acceso a solo algunas áreas, probablemente el caso habitual, QuickBooks muestra una serie de cuadros de diálogo que le permiten establecer permisos para cada área. Seleccione el botón de opción Sin acceso para hacer que un área en particular (como cosas bancarias) esté fuera del alcance del usuario, seleccione el botón de opción Todas las áreas de QuickBooks para otorgarle al usuario permiso para crear e imprimir transacciones e informes en el área, o seleccione el botón de opción Áreas seleccionadas de QuickBooks para dar al usuario acceso parcial al área. Si elige la opción Áreas seleccionadas, debe especificar el acceso limitado al recorrer las páginas del asistente y describir con riguroso detalle el acceso que desea que tenga el usuario. También puede especificar si otras aplicaciones (como TurboTax) obtienen acceso a los datos de QuickBooks.

se especifica el acceso del usuario

 5. Revise el acceso del usuario.

Después de terminar de recorrer los cuadros de diálogo Configurar contraseña de usuario y acceso, QuickBooks muestra un resumen de los permisos para un usuario. Haga clic en el botón Atrás si necesita regresar y cambiar los permisos para un área, o haga clic en Finalizar para indicar que ha terminado de especificar lo que puede hacer un usuario en particular. QuickBooks vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Lista de usuarios, con el nuevo usuario agregado. Haga clic en Agregar usuario para agregar otro usuario nuevo, haga clic en Editar usuario para editar el usuario seleccionado o haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

Un usuario puede iniciar sesión y abrir un archivo QuickBooks desde cualquier computadora en la red siempre que la computadora tenga instalado QuickBooks y tenga acceso de red al archivo QuickBooks. Sin embargo, si una persona intenta abrir un área restringida o realizar una acción no autorizada, QuickBooks muestra un cuadro de mensaje que indica que la persona carece de los permisos necesarios para realizar la acción.

Especificar y trabajar en modo multiusuario

Para que más de una persona trabaje con un archivo QuickBooks a la vez, los usuarios deben trabajar con el archivo QuickBooks en modo multiusuario. La primera persona que abre el archivo debe especificar el modo multiusuario para que otros puedan abrir el archivo. Para especificar el modo multiusuario, elija Archivo–> Cambiar al modo multiusuario. Puede decir que está trabajando en modo multiusuario porque la barra de título de QuickBooks lo indica. Cuando otras personas abren el archivo QuickBooks, se abre automáticamente en modo multiusuario. Para que otro usuario trabaje en modo de usuario único, los otros usuarios deben cerrar el archivo QuickBooks, y el usuario que quiera trabajar en modo de usuario único debe elegir Archivo–> Cambiar a modo de usuario único.

Compartir un archivo QuickBooks a través de una red implica un par de trucos. Primero, debe asegurarse de que nadie que esté en modo de usuario único esté utilizando el archivo que desea abrir. Si alguien está usando el archivo e intenta abrirlo, QuickBooks muestra un mensaje que indica que alguien está usando el archivo de la compañía en modo de usuario único. Dígale a la persona que cambie al modo multiusuario y luego haga clic en el botón Intentar de nuevo.

Tan pronto como comience a crear o editar una transacción, QuickBooks bloquea la transacción. De esta manera, nadie más puede editar la transacción mientras trabaja en ella. Puede saber si tiene una transacción abierta en modo edición mediante lo que muestra QuickBooks en la barra de título en la parte superior del formulario: Edición de transacción. Otros usuarios pueden abrir la transacción mientras la edita en modo de edición, pero no pueden realizar cambios hasta que haya terminado.

Si intenta editar una transacción que su compañero de trabajo Harriet ya tiene abierta en modo de edición, por ejemplo, QuickBooks muestra un mensaje que dice (y aquí, parafraseo) Disculpe, Bubba. Harriet está trabajando con esa transacción. Necesitas volver más tarde.